Carrera - Cuentas por pagar
Ubicación: Corona, CA
Reporta a: Controlador
Salario: $30.00 - $35.00
RESUMEN
Bajo supervisión general, el Especialista en Cuentas por Pagar (AP) es responsable de mantener un entorno enfocado en el cliente con un estándar de excelencia en lo que respecta a la puntualidad, integridad y el trabajo general relacionado con el procesamiento de pagos de facturas, el pago a proveedores y la cobranza de cuentas por cobrar.
En este rol, el Especialista en AP realizará la entrada de datos de facturas de gastos. Para ello, utilizará técnicas de entrada de datos rápidas y precisas y mantendrá la comunicación con las partes interesadas pertinentes.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES
- Cuentas por Pagar:
- Gestionar las cuentas por pagar de múltiples subsidiarias utilizando el software de contabilidad NetSuite.
- Supervisar los procedimientos y distribuciones anuales de los formularios 1099 antes de la fecha límite requerida.
- Ingresar y procesar facturas en el sistema ERP NetSuite.
- Para las facturas de gastos, garantizar la codificación correcta en el libro mayor, tanto la cuenta del libro mayor como la unidad de negocio del libro mayor, y trabajar con los gerentes de departamento para garantizar que solo se paguen facturas autorizadas.
- Archivar electrónicamente las facturas de proveedores en la red corporativa y dentro de NetSuite, adjuntándolas al registro de factura correspondiente.
- Establecer y mantener relaciones con proveedores nuevos y existentes.
- Garantizar que las facturas se ingresen y paguen de manera oportuna y precisa como parte del procesamiento semanal de pagos.
- Ingresar y conciliar los pagos de facturas que se han procesado a través del banco con la factura relacionada en el sub-libro mayor de cuentas por pagar.
- Preparar los formularios 1099 cada año antes de la fecha límite requerida.
- Asistir con diversas tareas ad-hoc, informes y proyectos según lo solicite la gerencia de finanzas.
- Implementar mejoras de procesos.
REQUISITOS DE EXPERIENCIA
- Generalmente, requiere un mínimo de tres (3) años de experiencia previa en cobranza y procesamiento de pagos. Se requiere dominio de Microsoft Office Suite con habilidades avanzadas en Excel. El conocimiento y la competencia en el uso de NetSuite es un plus.
REQUISITOS DE EDUCACIÓN: Se requiere diploma de escuela secundaria. Un título de Licenciatura en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas o un campo relacionado de una universidad acreditada es un plus, o se prefiere experiencia equivalente en un campo relacionado.
OTRAS HABILIDADES Y RESPONSABILIDADES:- Amplio conocimiento de prácticas, procedimientos y requisitos contables
- Uso de fórmulas de Microsoft Excel, incluyendo BUSCARV, BUSCARX y SUMAR.SI.
- Altamente motivado, enfocado y orientado a resultados.
- Alto nivel de precisión y atención al detalle. Habilidades analíticas comprobadas y capacidad para sintetizar conclusiones claramente.
- Enfoque basado en hechos y disposición para comprender los detalles del negocio y sus transacciones.
- Capacidad para priorizar la carga de trabajo, cumplir con los plazos y entender cuándo escalar problemas potenciales. Capacidad para gestionar múltiples tareas de acuerdo con los plazos requeridos.
- Flexibilidad para cambiar de tarea con poca antelación.
- Mantener la compostura bajo condiciones de alto estrés.
- Capacidad para ser optimista, positivo y brindar apoyo en todas las interacciones con los demás.
- Capacidad para ejercer discreción y tacto en todos los contactos interpersonales, y mantener siempre la confidencialidad.
- Fuertes habilidades interpersonales con la capacidad de usar tacto y diplomacia; debe ser un jugador de equipo.
- Sólidas habilidades de comunicación y la capacidad de comunicarse eficazmente con la gerencia operativa, con una fuerte orientación al servicio. Capacidad para explicar problemas y recomendar soluciones.
- Proactivo, automotivado y orientado a la acción
RESPONSABILIDADES DE SUPERVISIÓN: No
CONTACTOS:
- Internos: Todos los departamentos dentro de la Compañía (local y sede central), todos los niveles del personal de la Compañía, desde el personal de línea hasta el ejecutivo
- Externos ejecutivos: auditores financieros y fiscales, consultores, clientes y proveedores
CAPACIDADES DE JUICIO Y RAZONAMIENTO Capacidad para reconocer discrepancias y resolver problemas rápidamente usando buen juicio, aplomo y diplomacia. Requiere la capacidad de usar el juicio y las habilidades de razonamiento, y determinar cuándo los problemas necesitan ser escalados.
DEMANDAS FÍSICAS Se pueden realizar adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales. Al realizar las tareas de este trabajo, se requiere regularmente que el empleado hable y escuche. Se requiere frecuentemente que el empleado se siente; use las manos y los dedos, se incline, se agache y alcance con las manos y los brazos. Y:
- Capacidad para levantar hasta 35 libras – menos del 5% diario
- Capacidad para sentarse en un escritorio y usar y ver una computadora – 90% diario
- Capacidad para escuchar y hablar por teléfono - 60% diario
- Capacidad para pararse, inclinarse, agacharse y girarse - 20% diario
ENTORNO DE TRABAJO El ruido en el entorno de trabajo generalmente es moderado. Otros factores son:
- Capacidad para viajar si es necesario. Los viajes son mínimos (<5 % anualmente) en esta posición.
- Entorno de ritmo rápido, con múltiples demandas
- Entorno de trabajo de oficina profesional, pero informal
- Capacidad para trabajar en horarios flexibles según sea necesario
EXAMINACIONES PRE-CONTRATACIÓN REQUERIDAS:
- Antecedentes penales - Delitos graves y menores de los últimos 7 años
- Base Nacional de Datos Criminales de los últimos 7 años
- Verificación del Seguro Social
- Verificación de empleo
Por favor, envíe su currículum a resume@troyleedesigns.com
