Karriär - Kreditkontor

Titel: Specialist för leverantörsskulder
Plats: Corona, CA
Rapporterar till: Ekonomichef
Lön: $30.00 - $35.00

SAMMANFATTNING

Under allmän handledning ansvarar specialisten för leverantörsskulder (AP) för att upprätthålla en kundfokuserad miljö med hög standard när det gäller punktlighet, integritet och det övergripande arbetet med att behandla fakturabetalningar, betala leverantörer och driva in kundfordringar.

I denna roll kommer AP-specialisten att utföra datainmatning för utläggsfakturor. För att göra detta kommer du att använda snabba och exakta tekniker för datainmatning och följa upp kommunikation med relevanta intressenter.


VÄSENTLIGA UPPGIFTER OCH ANSVAR
  • Leverantörsskulder:
    • Hantera leverantörsskulder för flera dotterbolag med hjälp av bokföringsprogrammet NetSuite.
    • Övervaka årliga 1099-procedurer och utbetalningar till den fastställda tidsfristen
    • Registrera och behandla fakturor i NetSuite ERP-system.
    • För utläggsfakturor, säkerställ korrekt bokföringskodning, både för huvudbokskonto och affärsenhet, samt samarbeta med avdelningschefer för att säkerställa att endast auktoriserade fakturor betalas.
    • Arkivera leverantörsfakturor elektroniskt på företagets nätverk och i NetSuite, bifogat till den relevanta fakturaposten.
    • Etablera och upprätthåll relationer med nya och befintliga leverantörer.
    • Säkerställ att fakturor registreras och betalas på ett punktligt och korrekt sätt som en del av den veckovisa betalningsbehandlingen.
    • Registrera och matcha fakturabetalningar som har behandlats via banken mot den relaterade fakturan i leverantörsskuldernas underbok.
    • Förbered 1099-blanketter varje år till den fastställda tidsfristen.
    • Hjälp till med olika ad hoc-uppgifter, rapporter och projekt enligt ekonomiledningens önskemål.
    • Implementera processförbättringar.

KRAV PÅ ERFARENHET
  • Generellt krävs minst tre (3) års tidigare erfarenhet av inkasso och betalningsbehandling. Kräver god kännedom om Microsoft Office Suite med avancerade Excel-kunskaper. Kunskap och kompetens i NetSuite är meriterande.

KRAV PÅ UTBILDNING: Gymnasieexamen krävs. Kandidatexamen inom ekonomi, finans, företagsekonomi eller ett relaterat område från ett ackrediterat college/universitet är meriterande, eller motsvarande erfarenhet inom ett relaterat område.

ANDRA FÄRDIGHETER OCH ANSVAR:
  • God kännedom om redovisningspraxis, procedurer och krav
  • Användning av Microsoft Excel-formler inklusive vlook-up, xlook-up och sum-if.
  • Mycket motiverad, fokuserad och resultatorienterad.
  • Hög nivå av noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer. Bevisade analytiska färdigheter och förmåga att sammanfatta slutsatser tydligt.
  • Faktabaserat angreppssätt och vilja att förstå verksamhetens och dess transaktioners detaljer.
  • Förmåga att prioritera arbetsuppgifter, hålla tidsfrister och förstå när potentiella problem behöver eskaleras. Förmåga att hantera flera uppgifter enligt de fastställda tidsfristerna.
  • Flexibilitet att byta fokus med kort varsel.
  • Behålla lugnet under högstressituationer.
  • Förmåga att vara optimistisk, positiv och stöttande i alla interaktioner med andra.
  • Förmåga att utöva omdöme och takt i alla mellanmänskliga kontakter, och att alltid upprätthålla sekretess.
  • Goda mellanmänskliga färdigheter med förmåga att använda taktik och diplomati; måste vara en lagspelare.
  • Goda kommunikationsfärdigheter och förmåga att kommunicera effektivt med den operativa ledningen, med en stark serviceorientering. Förmåga att förklara problem och rekommendera lösningar.
  • Proaktiv, självmotiverad och handlingsorienterad

LEDNINGSANSVAR: Nej

KONTAKTPERSONER:

  • Interna: Alla avdelningar inom företaget (lokalt och på huvudkontoret), alla nivåer av företagets personal från linjefunktion till ledningsnivå
  • Externa ledningskontakter: finansiella och skattemässiga revisorer, konsulter, kunder och leverantörer

OMDÖMES- OCH RESONEMANGSFÖRMÅGA Förmåga att identifiera avvikelser och lösa problem snabbt med gott omdöme, lugn och diplomati. Kräver förmåga att använda omdöme och resonemangsfärdigheter, samt att avgöra när problem behöver eskaleras.

FYSISKA KRAV Rimliga anpassningar kan göras för att möjliggöra för personer med funktionsnedsättning att utföra de väsentliga funktionerna. Vid utförandet av arbetsuppgifterna i detta arbete krävs det regelbundet att den anställde talar och hör. Den anställde behöver ofta sitta; använda händer och fingrar, böja sig, luta sig framåt och sträcka sig med händer och armar. Och:

  • Förmåga att lyfta upp till 35 lbs – mindre än 5 % dagligen
  • Förmåga att sitta vid ett skrivbord och använda och titta på en dator – 90 % dagligen
  • Förmåga att höra och tala i en telefon - 60 % dagligen
  • Förmåga att stå, böja sig, luta sig framåt och vrida sig - 20 % dagligen

ARBETSMILJÖ Bullernivån i arbetsmiljön är vanligtvis måttlig. Andra faktorer är:

  • Förmåga att resa vid behov. Resande är minimalt (<5 % årligen) i denna tjänst.
  • Högintensiv miljö med flera samtidiga krav
  • Professionell men avslappnad kontorsmiljö
  • Förmåga att arbeta flexibla tider vid behov


KRÄVDA BAKGRUNDSKONTROLLER:

  • Brottslighet - grova brott och ringa brott 7 år
  • Nationell brottsdatabas 7 år
  • Verifiering av socialförsäkringsnummer
  • Verifiering av anställning

Ladda ner beskrivning

Skicka ditt CV till resume@troyleedesigns.com