Karriär - Kontorstjänsteman / HR-support

Beskrivning av tjänsten

Titel: PT - Kontorsassistent/HR-stöd

Avdelning: Administration / Personalavdelning

Rapporterar till: Direktör för personalavdelningen

Plats: Corona, CA
Lönenivå: Timlön: 23–25 USD

FLSA-status: Icke-undantag (timlön) / Deltid

VEM VI ÄR

I över 40 år har Troy Lee Designs definierat premiumutrustning för prestanda, legendariska lackeringar och branschledande innovation inom motorsport och actionsporter. Vårt huvudkontor är en kreativ och dynamisk arbetsplats där idrottare, partners och branschledare besöker oss varje dag. Vi är stolta över vårt hantverk, vår gästfrihet och att vi ger varje besökare på TLD en förstklassig upplevelse.

SAMMANFATTNING AV TILLTÄDELSEN

Denna deltidstjänst som kontorsassistent/HR-stöd är hjärtat i vårt huvudkontor – du stöttar personalavdelningen, assisterar vår grundare och ser till att vår byggnad fungerar smidigt. I rollen ser du till att våra lokaler är rena, organiserade, redo för rundvisningar och välförsörjda, samtidigt som du stöttar ledningsgruppen med administrativa uppgifter som hjälper vårt team att arbeta effektivt. Den ideala kandidaten är proaktiv, serviceinriktad och trivs i en dynamisk och kreativ miljö.

HR- & ADMINISTRATIVT STÖD

  • Stödja personalavdelningen med dokumenthantering, arkivering, onboarding/offboarding och hantering av personalakter.
  • Hjälpa till med schemaläggning av utbildningar, personalevenemang och internkommunikation.
  • Upprätthålla sekretess vid stöd för tidsredovisning, enkla löneadministrativa uppgifter och allmänna HR-arbetsflöden.
  • Avstämning av förmåner samt granskning/hantering av fakturor.
  • Administration av DMV

STÖD TILL LEDNINGEN

  • Assistera grundaren med schemaläggning, kalenderkoordinering, uppföljning av kommunikation och administrativa uppgifter.
  • Hjälpa till med förberedelse av dokument, organisering av arbetsplatsbehov och att se till att allt är redo för möten eller specialgäster.

KONTORSDRIFT & LOKALER

  • Hantera lager av kontorsmaterial, inklusive förnödenheter till kaffekök/fika, material till arbetsrum och andra nödvändigheter för företaget.
  • Koordinera underhåll av lokaler, schemaläggning av leverantörer, reparationsförfrågningar och uppföljning av service.
  • Upprätthålla en ren, organiserad och professionell miljö i alla gemensamma utrymmen – inklusive lobby, mötesrum och kreativa arbetsytor.
  • Övervaka och stödja städning för att säkerställa att TLD:s huvudkontor alltid är redo för besökare.
  • Gästupplevelse & rundvisningar i lokalerna
  • Möta och välkomna besökare, idrottare, partners, leverantörer och VIP-gäster med hög professionalism och värme.
  • Genomföra engagerande och kunskapsrika rundvisningar i TLD:s lokaler – och visa upp vår historia, lackeringsverkstad och varumärkesupplevelse.
  • Upprätthålla en välvårdad och organiserad lobby och rundvisningsväg som speglar TLD:s premiumvarumärke.
  • Allmänna administrativa uppgifter
  • Sortera och distribuera in- och utgående post, paket och leveranser.
  • Stödja interna evenemang, teamluncher, möten och varumärkesupplevelser.
  • Hjälpa till med skanning, arkivering, datainmatning och allmänna administrativa uppgifter.

KVALIFIKATIONER:

  • 1–3 års erfarenhet av kontors- eller administrativt arbete (erfarenhet av HR-stöd föredras).
  • Stark uppmärksamhet på detaljer, god organisering och noggrann uppföljning.
  • Professionell kommunikationsstil med ett serviceorienterat tänk.
  • Förmåga att hantera konfidentiell information med diskretion.
  • Bekväm i att arbeta i en snabbfotad och kreativ miljö.
  • God vana av Microsoft Office, Google Workspace och standardkontorsutrustning.
  • Positiv, proaktiv och serviceinriktad inställning.
  • God vana av Microsoft Excel, PowerPoint, Word och Outlook

ANDRA FÄRDIGHETER & EGENSKAPER

  • Bevisad erfarenhet som administrativ assistent eller i en liknande roll
  • God vana av Microsoft Excel.
  • Utmärkta skriftliga och muntliga kommunikationsförmågor
  • Hög uppmärksamhet på detaljer och noggrannhet
  • Starka organisatoriska och tidsförvaltningsförmågor
  • •
  • Förmåga att hantera konfidentiell information med diskretion
  • Starka organisatoriska och planeringsförmågor samt förmåga att multitaska och utföra en mängd olika uppgifter.
  • Förmåga att prioritera projekt.
  • Måste ha starkt eget initiativ samt integritet och anpassningsförmåga.

UTBILDNINGSKRAV: Föredrar Associate's eller Bachelor's degree, eller motsvarande arbetslivserfarenhet

KONTAKTPERSONER:

  • Interna: Alla avdelningar
  • Externa: Partners, leverantörer och gäster

BEDÖMNINGS- & RESONEMANGSFÖRMÅGA: Förmåga att upptäcka avvikelser och lösa problem snabbt med sunt omdöme, samladhet och diplomati. Kräver förmåga att använda omdöme och resonemangsförmåga samt att avgöra när problem behöver eskaleras.

FYSISKA KRAV: Rimliga anpassningar kan göras för att personer med funktionsnedsättning ska kunna utföra de väsentliga arbetsuppgifterna. Vid utförandet av arbetsuppgifterna i denna tjänst krävs det regelbundet att medarbetaren talar, hör och ser. Medarbetaren behöver ofta sitta; använda händer och fingrar, böja sig, luta sig framåt och sträcka sig med händer och armar. Och:

  • Förmåga att lyfta upp till 35 lbs – 10 % av tiden dagligen
  • Förmåga att sitta vid ett skrivbord samt använda och titta på en dator – 90 % av tiden dagligen
  • Förmåga att höra och tala i en telefon – 40 % av tiden dagligen
  • Förmåga att stå, böja sig, luta sig framåt och vrida sig – 20 % av tiden dagligen

ARBETSMILJÖ: Bullernivån i arbetsmiljön är vanligtvis måttlig. Andra faktorer är:

  • Förmåga att resa vid behov. Resor är minimala (<5 % årligen) i denna tjänst
  • Snabbfotad miljö med flera samtidiga krav.
  • Professionellt men avslappnat kontorsarbete.
  • Förmåga att arbeta flexibla tider och helger vid behov

KRÄVDA KONTROLLER FÖRE ANSTÄLLNING:

  • Brottslig historik – grova brott och ringa brott under de senaste 7 åren
  • Nationell brottslig databas – de senaste 7 åren
  • Verifiering av socialförsäkringsnummer
  • Verifiering av tidigare anställning

Troy Lee Designs erbjuder lika möjligheter på arbetsmarknaden (EEO) för alla anställda och arbetssökande oavsett ras, hudfärg, religion, kön (genus), ålder, ursprung, härkomst, medborgarskap, fysisk eller psykisk funktionsnedsättning, militär status eller status som veteran, medicinskt tillstånd, genetisk information, sexuell läggning eller någon annan kategori som skyddas av federala, delstatliga eller lokala lagar.

Ladda ner beskrivningen

Ansökningsprocess: Intresserade kandidater bör skicka sitt CV och beskriva sin relevanta erfarenhet och sitt intresse för tjänsten till: resume@troyleedesigns.com