Karriere – Büroassistent / HR-Support

Stellenbeschreibung

Berufsbezeichnung: PT – Büroassistent/HR-Support

Abteilung: Verwaltung / Personalwesen

Berichtet an: Leitung Personalwesen

Standort: Corona, CA
Gehaltsrahmen: Stundenlohn: $23 – $25 pro Stunde

FLSA-Status: Nicht befreit (stundenweise) / Teilzeit

WER WIR SIND

Seit über 40 Jahren steht Troy Lee Designs für erstklassige Performance-Ausrüstung, legendäre Lackierungen und branchenführende Innovationen im Motor- und Actionsport. Unser Hauptsitz ist ein kreatives, dynamisches Umfeld, in dem täglich Athleten, Partner und Branchenführer ein und aus gehen. Wir sind stolz auf unser handwerkliches Können, unsere Gastfreundschaft und darauf, jedem Besucher bei TLD ein besonderes Erlebnis zu bieten.

ZUSAMMENFASSUNG DER POSITION

Diese Teilzeitstelle als Büroassistent/HR-Support bildet das Herzstück unserer Zentrale – sie unterstützt das Personalwesen, unseren Gründer und sorgt für einen reibungslosen Betriebsablauf im Gebäude. Die Rolle stellt sicher, dass unsere Einrichtung sauber, organisiert, für Besichtigungen bereit und gut ausgestattet ist. Gleichzeitig unterstützt sie das Führungsteam bei administrativen Aufgaben, die unsere Arbeitsabläufe beschleunigen. Die ideale Besetzung ist proaktiv, serviceorientiert und blüht in einem dynamischen, kreativen Umfeld auf.

HR & ADMINISTRATIVER SUPPORT

  • Unterstützung des HR-Teams bei der Dokumentenvorbereitung, Ablage, Onboarding/Offboarding und der Verwaltung von Mitarbeiterakten.
  • Assistenz bei der Planung von Schulungen, Mitarbeiterveranstaltungen und interner Kommunikation.
  • Wahrung der Vertraulichkeit bei der Unterstützung von Zeiterfassung, einfachen administrativen Lohnabrechnungsaufgaben und allgemeinen HR-Workflows.
  • Abgleich von Sozialleistungen sowie Prüfung/Bearbeitung von Rechnungen.
  • Administration in Bezug auf das DMV (Kraftfahrzeugbehörde)

EXECUTIVE SUPPORT

  • Unterstützung des Gründers bei der Terminplanung, Kalenderkoordination, Nachverfolgung von Kommunikation und administrativen Aufgaben.
  • Hilfe bei der Vorbereitung von Dokumenten, Organisation des Arbeitsplatzbedarfs und Sicherstellung der Vorbereitung für Meetings oder besondere Gäste.

BÜROBETRIEB & EINRICHTUNGEN

  • Verwaltung des Büromaterialbestands, einschließlich Kaffee-/Pausenraumbedarf, Arbeitsmaterialien und betriebsnotwendigen Artikeln.
  • Koordinierung der Gebäudewartung, Terminierung von Dienstleistern, Reparaturanfragen und Nachverfolgung von Serviceleistungen.
  • Aufrechterhaltung einer sauberen, organisierten und professionellen Umgebung in allen Gemeinschaftsbereichen – einschließlich Lobby, Besprechungsräumen und kreativen Arbeitsbereichen.
  • Überwachung und Unterstützung der Reinigungsanforderungen, um sicherzustellen, dass der TLD-Hauptsitz jederzeit für Gäste bereit ist.
  • Gasterfahrung & Betriebsführungen
  • Begrüßung von Besuchern, Athleten, Partnern, Dienstleistern und VIP-Gästen mit einem hohen Maß an Professionalität und Herzlichkeit.
  • Durchführung ansprechender und fundierter Führungen durch die TLD-Einrichtung – Präsentation unserer Geschichte, der Lackiererei und unseres Markenerlebnisses.
  • Pflege eines repräsentativen, organisierten Empfangsbereichs und Rundgangs, um die Premium-Markenidentität von TLD widerzuspiegeln.
  • Allgemeine administrative Tätigkeiten
  • Sortieren und Verteilen von ein- und ausgehender Post, Paketen und Lieferungen.
  • Unterstützung bei internen Veranstaltungen, Team-Lunches, Meetings und Markenerlebnissen.
  • Unterstützung beim Scannen, Ablegen, bei der Dateneingabe und bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.

QUALIFIKATIONEN:

  • 1–3 Jahre Erfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich (HR-Support bevorzugt).
  • Starke Liebe zum Detail, Organisationstalent und Durchsetzungsvermögen.
  • Professioneller Kommunikationsstil mit einer ausgeprägten Gastorientierung.
  • Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
  • Sicherer Umgang mit einer schnelllebigen, kreativen Arbeitsumgebung.
  • Kenntnisse in Microsoft Office, Google Workspace und gängigen Bürogeräten.
  • Positive, proaktive und serviceorientierte Einstellung.
  • Fundierte Kenntnisse in Microsoft Excel, PowerPoint, Word und Outlook

WEITERE FÄHIGKEITEN & KOMPETENZEN

  • Nachgewiesene Erfahrung als Verwaltungsassistent oder in einer ähnlichen Rolle
  • Versierte Kenntnisse in Microsoft Excel.
  • Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Hohe Detailgenauigkeit und Präzision
  • Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
  • •
  • Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretion zu behandeln
  • Starke Organisations- und Planungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und eine Vielzahl von Tätigkeiten gleichzeitig zu erledigen.
  • Fähigkeit zur Priorisierung von Projekten.
  • Muss über Eigeninitiative, Integrität und Anpassungsfähigkeit verfügen.

BILDUNGSANFORDERUNGEN: Associate- oder Bachelor-Abschluss bevorzugt oder gleichwertige Berufserfahrung

KONTAKTE:

  • Intern: Alle Abteilungen
  • Extern: Partner, Dienstleister und Gäste

URTEILSVERMÖGEN & SCHLUSSFOLGERUNGSFÄHIGKEITEN: Fähigkeit, Unstimmigkeiten zu erkennen und Probleme schnell unter Anwendung von gesundem Menschenverstand, Gelassenheit und Diplomatie zu lösen. Erfordert die Fähigkeit, Urteilsvermögen und logisches Denken anzuwenden und zu bestimmen, wann Probleme eskaliert werden müssen.

KÖRPERLICHE ANFORDERUNGEN: Angemessene Vorkehrungen können getroffen werden, um Menschen mit Behinderungen die Erfüllung der wesentlichen Funktionen zu ermöglichen. Bei der Ausübung dieser Tätigkeit muss der Mitarbeiter regelmäßig sprechen, hören und sehen können. Der Mitarbeiter muss häufig sitzen, Hände und Finger benutzen, sich bücken, beugen und mit den Händen und Armen greifen können. Und:

  • Fähigkeit, bis zu 35 lbs (ca. 16 kg) zu heben - 10 % täglich
  • Fähigkeit, an einem Schreibtisch zu sitzen und einen Computer zu benutzen und zu betrachten - 90 % täglich
  • Fähigkeit, zu hören und in ein Telefon zu sprechen - 40 % täglich
  • Fähigkeit zu stehen, sich zu bücken, zu beugen und zu drehen - 20 % täglich

ARBEITSUMGEBUNG: Der Lärmpegel in der Arbeitsumgebung ist in der Regel moderat. Weitere Faktoren sind:

  • Reisebereitschaft bei Bedarf. Reisen sind in dieser Position minimal (<5 % jährlich)
  • Schnelllebiges Umfeld mit vielfältigen Anforderungen.
  • Professionelle, aber lockere Büroumgebung.
  • Fähigkeit, bei Bedarf flexible Arbeitszeiten und Wochenendarbeit zu leisten

ERFORDERLICHE ÜBERPRÜFUNGEN VOR DER EINSTELLUNG:

  • Strafregister – Verbrechen und Vergehen der letzten 7 Jahre
  • Nationale Datenbank für Kriminalitätsaufzeichnungen der letzten 7 Jahre
  • Überprüfung der Sozialversicherungsnummer
  • Überprüfung des Beschäftigungsverlaufs

Troy Lee Designs bietet allen Mitarbeitern und Bewerbern Chancengleichheit (EEO) ohne Berücksichtigung von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Alter, nationaler Herkunft, Abstammung, Staatsbürgerschaft, körperlicher oder geistiger Behinderung, Militär- oder Veteranenstatus, medizinischem Zustand, genetischen Informationen, sexueller Orientierung oder anderen gesetzlich geschützten Kategorien.

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Bewerbungsprozess: Interessierte Kandidaten sollten ihren Lebenslauf, aus dem die relevante Erfahrung und die Begeisterung für diese Rolle hervorgeht, an folgende Adresse senden: resume@troyleedesigns.com